Definindo as políticas do escritório virtual

Se seu negócio tem funcionários trabalhando em diferentes localizações, telecomutados com seu "escritório virtual", você deve estabelecer diretrizes para o escritório residencial. Isso ajudará a padronizar as capacidades de cada trabalhador, garantir o fluxo de trabalho compatível por todo o sistema e auxiliará a administrar seus funcionários no ciberespaço.

Considere estas questões em suas diretrizes:

• local do escritório residencial - os trabalhadores devem estabelecer seu escritório residencial em um cômodo separado, não permitindo que o trabalho seja interrompido;
• equipamento do escritório residencial - forneça ou especifique (dependendo da situação) os sistemas de computadores mínimos necessários para seus trabalhadores;
• software do computador - padronize os programas de software usados para que os arquivos sejam compatíveis e a colaboração com documentos seja possível;
• procedimentos para logins do sistema - controle quem tem acesso aos banco de dados centrais e quando podem ajudar a gerenciar a segurança, assim como sua equipe;
• procedimentos para o envio das planilhas de horas de trabalho;
• exigências de acessibilidade durante o horário comercial - com a flexibilidade de poder trabalhar a partir de escritórios residenciais, você e seus funcionários freqüentemente se pegarão trabalhando em outros horários. Não deixe essa liberdade evitar que você esteja acessível aos outros trabalhadores ou a seus clientes;
• procedimentos para encaminhar chamadas ou e-mails quando os trabalhadores precisam sair do escritório durante o horário comercial;
• protocolos para interações com o cliente - isso deve incluir protocolos de e-mail (já que tendemos a usar menos linguagem formal em e-mails), protocolos de correspondência tradicionais, protocolos de local de reunião e quaisquer outros que possam surgir em seu negócio.

Essas diretrizes não precisam ser formalmente impressas e distribuídas, mas pelo menos você deve pensar nos padrões que deseja que seus funcionários conheçam e sigam. Com comunicação regular e convites abertos às sugestões dos funcionários que possam trazer aperfeiçoamentos, seu negócio não apenas pode ser um sucesso: ele pode florescer.