Do que eu preciso?

Se seu trabalho envolve viajar até os clientes ou outros locais longe de sua base, você deve pensar em comprar um laptop, e não um computador de mesa. Com um laptop você sempre terá seus arquivos com você e não haverá momentos embaraçosos do tipo esquecer alguma coisa importante no escritório, porque... bem, seu escritório está com você. Ainda que um laptop possa parecer um pouco incômodo para viajar, existem muitos modelos leves disponíveis no mercado de alto desempenho. Certifique-se de adquirir um bom estojo de transporte que tenha alça para o ombro e espaço para seus documentos em papel.

Se você trabalha sempre com o teclado e a pequena tela de um laptop não lhe atrai, existem outras soluções. Sim, eles pensaram em tudo! Para tornar o uso de seu laptop mais eficiente em seu escritório residencial, uma base de expansão (docking station) pode ser configurada, na qual você simplesmente conecta seu laptop. A base de expansão facilita ter um monitor, teclado, mouse, impressora, máquina de fax, scanner e outros periféricos padrões sempre acoplados e prontos para usar. Ao conectar seu laptop na base de expansão, você pode simplesmente usá-lo com um sistema de mesa padrão e não precisará se preocupar com a transferência ou sincronização de arquivos com outro computador.

Se você não viaja ou não precisa de acesso a todos seus arquivos enquanto está viajando, pode simplesmente adquirir o computador de mesa tradicional. Certifique-se de que tenha bastante espaço de disco rígido e memória para executar vários programas ao mesmo tempo, e um processador suficientemente rápido. Se você faz trabalhos gráficos (qualquer coisa que envolva imagens, ilustrações ou animações), precisará de um processador muito mais rápido e o máximo de espaço em disco e de memória RAM que puder comprar. Tenha em mente que os sistemas operacionais mais novos, exigem máquinas com maior recurso de memória e capacidade de processamento. O Windows Vista, por exemplo, pede 1 GB de RAM para funcionar, e você deve levar em consideração as exigências dos outros softwares que usará no seu trabalho diário.E há outras opções de equipamento e hardware que você deve considerar.

  • Uma impressora a laser, preto e branco, com 600-1200 dpi, se seus documentos exigirem impressão em preto e branco definida e de alta qualidade. As impressoras a laser também fornecem impressão mais rápida; portanto, se você sabe que seu volume de impressões será alto, considere uma impressora a laser.

  • Uma impressora a laser colorida, se seus documentos precisarem de ilustrações, fotos e gráficos com alta qualidade de cor. Essas impressoras são um pouco caras. Certifique-se de comparar a qualidade de sua impressão com a impressora a jato de tinta mais barata.

  • Uma impressora a jato de tinta, se precisar de texto de boa qualidade, gráficos coloridos ou fotos. Com as impressoras a jato de tinta, o papel usado geralmente faz a grande diferença na qualidade da impressão. Compre o papel mais adequado para o trabalho que vai realizar. Tente também obter uma impressão de teste de diferentes modelos para comparar a qualidade antes de comprar. As impressoras a jato de tinta podem fornecer uma qualidade muito boa, mas não são tão rápidas quanto as impressoras a laser.

  • Uma máquina de fax, se precisar enviar documentos em papel por fax freqüentemente.

  • Um scanner, se você for digitalizar documentos ou fotos. Você também pode usar um scanner e um software de e-mail ou fax no lugar de uma máquina de fax comum.

  • Um gravador de CD (CD-RW), se precisar transferir eletronicamente grandes arquivos para os clientes ou se quiser realizar uma cópia de seus arquivos em CD. Existem muitos usos comerciais para um gravador de CD, sem mencionar a habilidade de gerar seus próprios CDs de música.

  • Um gravador de DVD (DVD-RAM), se precisar transferir eletronicamente grandes arquivos aos clientes, como vídeos.

  • Um dispositivo de armazenamento de mídia removível. A Iomega oferece a unidade mais comum desse tipo, chamada de unidade Zipand, mas existem muitas outras como essa. Os dados são gravados no disco como seriam em um disquete. A diferença é a quantidade de dados que pode ser gravada. Atualmente, existem discos de 100 Mb e 250 Mb disponíveis para a unidade ZIP. A Iomega também fabrica as unidades Jazand que usam discos que podem armazenar até 2 Gb de dados. Existem, ainda, as chaves de memória, que são plugadas no computador via USB e cujo custo vem barateando bastante nos últimos tempos. É possível encontrar uma memory key de 1 GB por cerca de R$ 60.

  • Um modem para acesso à internet, fax eletrônico e e-mail. Ele pode ser um modem para acesso discado, um modem DSL, que também usa sua linha telefônica mas não a bloqueia, ou um modem a cabo, que usa o mesmo cabo ao qual o cabo da televisão está conectado. Os modems DSL e a cabo são para acesso de banda larga à internet e requerem conexões especiais.

  • Uma câmera digital, se seu trabalho requer fotos para apresentações, relatórios, um site ou outros documentos. Ainda que você também possa usar uma câmera comum e um scanner, você pode achar o acesso imediato de uma câmera digital mais eficiente do que esperar o filme ser processado e impresso. A qualidade da imagem digital ainda é melhor com fotos em filme do que em digitalizadas, mas para a maioria das aplicações comerciais as câmeras digitais produzem imagens nítidas o suficiente. As imagens para uso em materiais de marketing podem precisar de uma qualidade mais alta.

  • Um scanner multifuncional, máquina de fax, copiadora, impressora, se seu espaço é limitado e a qualidade não é crucial. Lembre-se, porém, que com esse tipo de equipamento, você ficará sem todas as funções se uma delas estragar.

Por razões óbvias, principalmente porque o equipamento tecnológico muda com mais freqüência do que as pessoas trocam de roupa, não entraremos nas especificações técnicas para o equipamento de computador que você precisará em seu escritório.

A parte de software
Do lado dos softwares, existem várias opções que você pode considerar. Se você trabalha por conta própria e não tem outras pessoas com quem precisa se coordenar, então suprir suas exigências de software não é tão difícil. Nós lhe damos algumas sugestões.

Muitos aplicativos comerciais vêm em "pacotes" que fornecem todas as categorias de produto acima e muito mais. Alguns dos pacotes mais populares são: Muitos programas também têm versões "light" ou "limitadas", mais baratas, que podem funcionar para pequenos negócios. Geralmente eles estão disponíveis para as plataformas Windows e Macintosh.

Necessidade de software de grupo
Se você trabalha com outras pessoas e precisa coordenar agendamentos, acessar os arquivos centrais, manter um gerente de contato, encontrar-se em salas de bate-papo etc., então você tem mais do que um desafio em mãos. Existem programas disponíveis, como o Lotus Notes (em inglês) o Microsoft Outlook ou Novell Groupwise (em inglês), que fornecem esses tipos de recursos como uma solução de software. Essas situações podem requerer um bom conhecimento de computador e um funcionário de TI para gerenciar o sistema.

Como uma alternativa, também existem serviços de gerenciamento online que fornecem esses tipos de serviços na Internet. Eles são relativamente simples de usar, oferecem muitos recursos para promover a coordenação de informações entre membros de uma equipe, interações com clientes ou simplesmente comunicação e compartilhamento de arquivos entre colegas de trabalho. Eles geralmente cobram uma pequena taxa mensal por usuário ou uma taxa única maior para usuários ilimitados. Alguns, porém, incluem versões limitadas gratuitas. A seguir estão alguns desses serviços disponíveis na rede:

Suas necessidades de software vão variar muito dependendo do tipo de trabalho que você realiza. Verifique negócios similares ou a associação de sua indústria para descobrir quais são os programas preferidos por seus colegas.

Não se esqueça dos sharewares. Eles são programas muito bons, que podem realizar todas as tarefas de que você precisa, mas sem uma etiqueta com preço alto.

Todo o restante
Além dos equipamentos de hardware e software, você também precisará de um bom telefone. O Indentofocador de Chamadas permite que você faça uma triagem das chamadas de telemarketing ou outras chamadas que você não pode atender no momento.

Um estabilizador de energia é necessário não apenas para oferecer tais tomadas para o computador e seus periféricos, mas para proteger seu equipamento.

Você precisará de uma mesa com bastante área de trabalho. Ela deve ter espaço para o computador e para espalhar os papéis, se necessário. Uma mesa em "L" funciona bem para isso. Certifique-se de que a mesa tenha uma ampla bandeja para o teclado e que possa acomodar o mouse pad e o mouse também. Muitas mesas de computador não têm bandejas grandes o suficiente. Não se esqueça do espaço para a impressora, scanner, fax e outro equipamento.

Prateleiras, armários e gabinetes para arquivos também ajudam muito, pois utilizam espaço vertical e mantêm as coisas organizadas. Você também pode usar as partes superiores das gavetas e dos gabinetes de arquivos para impressora, scanner, máquina de fax etc.

Não se esqueça de investir em uma cadeira confortável, que ofereça um bom suporte para as costas. Ela deve ter o máximo de partes ajustáveis para ajudá-lo a encaixar seu corpo. Os braços da cadeira também a tornam mais confortável, particularmente se você vai fazer algum trabalho fora do computador.