Como organizar seus documentos em casa

Autor: 
Editores do Consumer Guide


organizar a casa

Procurar documentos gasta tempo e energia. E quando as contas não são pagas ou autorizações não são devolvidas, o preço a ser pago pela desorganização são as taxas de atraso e a perda de viagens da escola. Se sua idéia de organizar seus documentos é empillhá-los na mesa da sala, tente algumas destas sugestões:

  • escolha uma área de sua casa, mesmo que seja apenas uma gaveta, para arquivar documentos de negócios, contas, cartas e recortes de jornais;

  • estabeleça um sistema de arquivamento para seus documentos e recibos importantes. Isto pode ser algo tão simples quanto uma porta sanfonada ou um arquivo que tem dupla função como mesa;

  • utilize um arquivo "Diversos" para itens que não se encaixam em nenhuma categoria, mas certifique-se de verificar este arquivo quando ele estiver cheio. Você descobrirá que novas categorias se destacarão e os itens desnecessários serão reconhecidos com facilidade;

  • mantenha sua correspondência em um lugar da casa, abra e arquive tudo pelo menos uma vez por semana. Caso não consiga arquivar os documentos regularmente, utilize uma pasta rotulada "Para arquivar" para armazenar temporariamente esses itens. Lembre sempre de designar um tempo para arquivar estes itens;

  • pendure uma cesta próxima à porta de entrada e mantenha suas chaves dentro, dessa forma você sempre saberá onde estão. Utilize esta cesta para colocar contas e cartas que devem ser enviadas. Quando você pegar suas chaves lembrará da correspondência;

  • para casas com crianças, mantenha uma prancheta em um local de destaque para todas as autorizações e outros documentos escolares que podem ser perdidos com facilidade;

  • ao invés de utilizar um catálogo de endereços, tente utilizar cartões com índice em ordem alfabética armazenados em uma caixa de arquivo. Juntamente com os nomes, endereços e números de telefone, você terá espaço para colocar as datas de aniversários, bodas e até uma lista de presentes que você deu nos últimos anos. Se alguém se mudar, substitua por um cartão atualizado;

  • revise periodicamente seu sistema de arquivamento e jogue fora os itens que não precisa mais, como contas de luz do ano passado ou garantias de itens descartados.

Utilizando listas e agendas

  • Utilize um calendário grande de parede para lembrar de compromissos, reuniões, aniversários e outros eventos.
  • Faça listas, tanto diárias quanto semanais, para assegurar que você lembrará do que precisa ser feito. Riscar os itens lhe trará uma sensação de realização e também o fará lembrar do que ainda precisa ser feito.

  • Crie uma "lista de tarefas da família" semanal onde os membros da família podem se candidatar para as tarefas. Isto dá a todos uma chance de escolher o que querem fazer e também compartilha a responsabilidade na execução das tarefas.

  • Utilize uma agenda anual para estabelecer os objetivos de longo prazo, como economizar dinheiro ou planejar férias.

Estabelecendo prioridades

  • Use o horário em que seu nível de energia é maior para fazer a tarefa que você menos gosta. Você verá que conseguirá cumpri-la com maior facilidade. Termine o dia com uma de suas atividades favoritas.

  • Se você se sente sonolento pela manhã, organize-se na noite anterior. Separe suas roupas, deixe a cafeteira pronta, arrume a mesa do café da manhã antes de ir dormir.

  • Estabeleça objetivos realistas. Não tente fazer tudo em um dia ou mesmo em um ano. Se você estiver sempre atrasado em relação ao seu cronograma, mantenha um caderno de anotações à mão e anote tudo que faz durante alguns dias. Então revise a lista de modo objetivo para determinar se você não está tentando fazer coisas demais.

  • Divida um projeto maior em várias partes. Por exemplo, gaste uma hora extra a cada mês limpando completamente um quarto, ao invés de fazer uma limpeza de "primavera" ou de "outono".

  • Envolva a família nas tarefas diárias. Se as atividades escolares e a lição de casa impedem que as crianças mais velhas ajudem nas tarefas durante os dias da semana, envolva-as por uma ou duas horas durante o fim de semana.

    Diretrizes de um sistema de arquivamento

    A melhor maneira de encontrar algo é arquivá-lo em um local onde você sabe que ele está. Discutimos aqui o arquivamento em casa X colocar seus documentos em uma caixa em um depósito seguro.

    Você quer arquivar em casa

    • Registros de cheques, cheques extras, cadernetas de bancos, cheques cancelados

    • Títulos de carros, apólices de seguro, registros de manutenção, trocos de pagamentos

    • Lista de todos os cartões de crédito com os números e números de telefone; faturas dos cartões de crédito

    • Garantias incluindo manuais de instrução

    • Registros da casa - apólice de seguro e papéis de hipoteca; lista de reformas na casa e recibos; apólice de seguro de aluguel e inquilinos, no caso de estar alugando

    • Registros de investimentos - 401(k), declarações de companhias de investimento e corretores

    • Registros médicos - vacinas, formulários de seguro, pagamentos do seguro-saúde, receitas

    • Apólices de seguro de vida

    • Registros de impostos - cópias dos registros de impostos dos anos anteriores e notas das despesas dedutíveis que você planeja utilizar no próximo ano

    • Cópia do testamento (mantenha outra cópia no escritório de seu advogado)


    O que guardar em uma caixa de segurança

    • Documentos pessoais, incluindo certidões de nascimento e casamento, passaportes, registros de serviço militar, certidões de divórcio

    • Certificado de compra e escritura da casa

    • Ações, incluindo cadernetas de poupança, certificados de depósito em bancos, certificados de ações

    • Lista de valores (se possível inclua uma fita de vídeo de cada aposento da casa)